Soluzioni in outsourcing per la Conservazione a norma

Deleghi la responsabilità e gli adempimenti legati al sistema di conservazione
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Solo vantaggi

Compliance normativa

Soluzione accreditata da Agenzia per l’Italia Digitale

Efficienza

Risparmi lo spazio e risorse che oggi dedichi all’archivio fisico

Semplificazione

L’archivio è raggiungibile da qualunque luogo e immediatamente consultabile. Ispezioni meno invasive in caso di accertamenti da parte delle autorità

Cos’è la conservazione a norma?

E’ l’insieme dei processi informatici e organizzativi che permettono di assicurare il valore legale dei documenti informatici e di conservarlo nel tempo. In sostanza, la fattura in formato digitale viene “bloccata” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso due funzionalità:

  • La firma digitale, che garantisce l’integrità e accerta la provenienza del documento;
  • La marcatura temporale, cioè l’evidenza della data certa e opponibile a terzi.

I documenti con queste caratteristiche vengono riconosciuti dalle autorità, ad esempio in caso di visita fiscale, perché la conservazione elettronica ne garantisce “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità” ai sensi dell’ articolo 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

IX-CE è il servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile tramite portale web da tutti i dispositivi.

Per i propri clienti, Easydata ha scelto IX-CE,  il servizio di conservazione a norma in outsourcing di Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013, accreditata AgID e da sempre specializzata nella gestione dei processi documentali.
IX-CE si occupa per conto dell’azienda di ogni fase del processo di conservazione:

  • I documenti digitali o scansiti vengono inviati al servizio web tramite integrazione con ERP
  • può apporre la firma remota automatica sui documenti per conto del Cliente.
  • In ogni momento e da ogni luogo, l’azienda può accedere ai propri documenti via web e da tutti i dispositivi;
  • Genera pacchetti di consultazione e distribuzione, ad esempio in caso d’ispezione fiscale.

Deleghi la responsabilità del sistema di conservazione

La soluzione in outsourcing, cioè esterna all’azienda, consente di delegare la responsabilità del sistema di conservazione, perché Able Tech si occupa dell’intero processo, dalla redazione del manuale fino all’esibizione dei documenti, assumendo formalmente i ruoli di Responsabile del trattamento dei Dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione al posto tuo;

Non solo fatture

E’ possibile, e consigliabile, conservare a norma qualsiasi tipologia di documento, che nasca digitale oppure cartaceo, ad esempio:

  • libri contabili
  • ciclo attivo e passivo
  • Documenti doganali
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modelli F24 e F23
  • Libri sociali e bilanci
  • Libro Unico del Lavoro
  • PEC
  • contratti