Soluzioni in outsourcing per la Conservazione a norma
Solo vantaggi
Compliance normativa
Soluzione accreditata da Agenzia per l’Italia Digitale
Efficienza
Risparmi lo spazio e risorse che oggi dedichi all’archivio fisico
Semplificazione
L’archivio è raggiungibile da qualunque luogo e immediatamente consultabile. Ispezioni meno invasive in caso di accertamenti da parte delle autorità
Sono interessato a:
Cos’è la conservazione a norma?
E’ l’insieme dei processi informatici e organizzativi che permettono di assicurare il valore legale dei documenti informatici e di conservarlo nel tempo. In sostanza, la fattura in formato digitale viene “bloccata” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso due funzionalità:
- La firma digitale, che garantisce l’integrità e accerta la provenienza del documento;
- La marcatura temporale, cioè l’evidenza della data certa e opponibile a terzi.
I documenti con queste caratteristiche vengono riconosciuti dalle autorità, ad esempio in caso di visita fiscale, perché la conservazione elettronica ne garantisce “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità” ai sensi dell’ articolo 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).
IX-CE è il servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile tramite portale web da tutti i dispositivi.
Per i propri clienti, Easydata ha scelto IX-CE, il servizio di conservazione a norma in outsourcing di Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013, accreditata AgID e da sempre specializzata nella gestione dei processi documentali.
IX-CE si occupa per conto dell’azienda di ogni fase del processo di conservazione:
- I documenti digitali o scansiti vengono inviati al servizio web tramite integrazione con ERP
- può apporre la firma remota automatica sui documenti per conto del Cliente.
- In ogni momento e da ogni luogo, l’azienda può accedere ai propri documenti via web e da tutti i dispositivi;
- Genera pacchetti di consultazione e distribuzione, ad esempio in caso d’ispezione fiscale.
Deleghi la responsabilità del sistema di conservazione
Non solo fatture
E’ possibile, e consigliabile, conservare a norma qualsiasi tipologia di documento, che nasca digitale oppure cartaceo, ad esempio:
- libri contabili
- ciclo attivo e passivo
- Documenti doganali
- Dichiarazioni fiscali
- Modelli F24 e F23
- Libri sociali e bilanci
- Libro Unico del Lavoro
- PEC
- contratti