Conservazione digitale sostitutiva

Un obbligo di legge dal primo Gennaio 2019

 

L'imminente obbligo di fatturazione elettronica B2B, cioè tra privati, e B2C, da aziende a persone fisiche, renderà altrettanto indispensabile  l'adozione di un sistema di conservazione digitale sostitutiva. 

Dalla generazione, alla conversione in formato xml e trasmissione al sistema di interscambio, fino alla sua conservazione a norma, gestiamo il flusso  della fattura digitale. 

Come funziona

Non solo fatture

A seguito dell’emanazione di una specifica normativa, è oggi possibile archiviare e conservare qualsiasi tipologia di documento in formato elettronico, con la conseguente opzione per le aziende di distruggere gli archivi cartacei, purchè i documenti abbiano, e possano mantenere nel tempo, i loro requisiti legali. E' possibile, ad esempio, conservare a norma libri contabili, documenti doganali, dichiarazioni fiscali, libro giornale, registri IVA,  libro unico del lavoro, giornali di magazzino e documenti sanitari.

La conservazione elettronica a norma è l’insieme dei processi informatici e organizzativi che permettono di assicurare il valore legale dei documenti informatici e di conservarlo nel tempo. In sostanza, la fattura in formato digitale viene “bloccata” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso due funzionalità:

  • La firma digitale, che garantisce l’integrità e accerta la provenienza del documento;

  • La marcatura temporale, cioè l’evidenza della data certa e opponibile a terzi.

I documenti con queste caratteristiche vengono riconosciuti dalle autorità, ad esempio in caso di visita fiscale, perché la conservazione elettronica ne garantisce “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità”, come previsto dall’ articolo 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). 

Con un recentissimo provvedimento (30 aprile 2018), l’AdE introduce la facoltà di delegare al Sistema di Interscambio la conservazione delle fatture e di tutti i documenti elettronici ad esse allegati, con effetti ai fini fiscali e civilistici e a titolo gratuito, aderendo preventivamente ad un apposito accordo di servizio. Questo servizio non si applicherà tuttavia ad altri documenti di rilevanza amministrativa o fiscale al di fuori delle fatture.

 

Deleghi la responsabilità del sistema di conservazione

Per i propri clienti, Easydata ha scelto la piattaforma Arxivar di Able Tech: una partnership qualificata con l’azienda leader da più di quindici anni nella gestione dei processi aziendali e quindi altamente specializzataIX-CE è il servizio Arxivar di conservazione a norma esterno all’azienda. 

  • Accessibile tramite portale web dedicato e da tutti i dispositivi;

  • Consente di delegare la responsabilità del sistema di conservazione, perchè Able Tech si occupa dell'intero processo, dalla redazione del manuale fino all’esibizione dei documenti, assumendo formalmente i ruoli di Responsabile del trattamento dei Dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione al posto tuo;

  • In qualsiasi momento può generare pacchetti di consultazione e distribuzione, ad esempio in caso d’ispezione fiscale.

Perchè una soluzione in outsourcing

 

Rispetti la legge.

Deleghi la responsabilità.

Risparmio ed efficienza.

 

La conservazione elettronica a norma non è solo l'ennesimo adempimento. Scegliendo la soluzione giusta, può trasformarsi nell’opportunità di ottimizzare risorse (umane ed economiche) e di innovare.  Affidare in outsourcing il servizio è particolarmente vantaggioso:

  • Ti concentri sulle attività strategiche. Se opti per la conservazione in-house, è probabile che molte risorse verranno distratte verso attività amministrative necessarie ma senza valore aggiunto. La nostra tecnologia riduce la quantità di lavoro delle persone a beneficio della qualità e di ciò che è veramente importante per la tua azienda;

  • Costi prevedibili e certi.  La conservazione elettronica richiede tecnologie e know-how in costante evoluzione, che possono tradursi in costi continui per adeguare procedure, strumenti e lavoro. Affidarsi ad un’azienda specializzata e abilitata a questo tipo di servizio significa poter pianificare un investimento senza incognite per il futuro.

  • Stai sereno. La conservazione in outsourcing consente di eliminare ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione, in totale tranquillità. 

  • Più efficienza e un’immagine migliore per i tuoi clienti.  Potrai ad esempio, ridurre i tempi di ricerca dei documenti e soprattutto di risposta ai tuoi clienti, che percepiranno l’immagine di un’azienda moderna, innovativa e rapida nell’adeguarsi ai cambiamenti.