Se stai per scegliere un software gestionale

Vademecum per un progetto di successo

Scegliere un software gestionale non è una passeggiata di salute. E’ piuttosto un trekking in cordata con collaboratori, fornitori e consulenti, con un pesante dislivello prima di arrivare in cima. Arrivato lì, puoi piazzare la bandiera. Ancora non hai il tuo nuovo software, ma l’hai selezionato e, se la decisione è corretta, tutto ciò che segue – installazione, implementazione e training – sarà in discesa.

Mentre ti arrampichi, fatti delle domande. Ti proponiamo quelle giuste, e ci mettiamo pure le risposte.

1	Quanto è importante la specializzazione del fornitore nel tuo settore?
2	Quali altri elementi devo valutare?
3	E’ un semplice strumento organizzativo o può darti di più?
4	Chi c’è dietro alla soluzione che ti viene proposta?
5	Quali garanzie ti dà la piattaforma?
6	Hai calcolato correttamente l’entità tuo investimento?

 

1.  Quanto è importante la specializzazione del fornitore nel tuo settore?

A meno che tu stia pensando di rivolgerti a un tour operator per curare il mal di denti, è la prima cosa che dovresti verificare.

Già che si sei, diffida anche di chi fa della “specializzazione in 25 settori” il proprio cavallo di battaglia. Al contrario, cerca e seleziona chi può dimostrare di averne seguito, e con successo, solo uno o due, perché è probabile che ne sappia così tanto da poter diventare un tuo concorrente.

Esistono certo flussi trasversali, comuni a tutte le aziende, come la contabilità o il ciclo dell’ordine, ma rappresentano solo una frazione di quanto puoi e devi chiedere a un software gestionale. Il resto è fatto di gestioni tipiche, per le quali occorre un’applicazione verticale.

Noi di Easydata, tipicamente, serviamo da sempre utensilerie, distributori e dettaglianti di articoli tecnici e ferramenta, alle prese con una enorme diversità e numerosità di prodotti e varianti, oltre che di fornitori – ognuno con il proprio catalogo, nomenclatura, schede tecniche e immagini. E ancora: prezzi che cambiano, prodotti fuori produzione e nuovi ingressi (parliamo di svariate centinaia di migliaia di prodotti e di altrettanti aggiornamenti).

Se adotti un gestionale specializzato (come Gemaut), non passerai le notti sui listini: troverai i prodotti codificati, organizzati e classificati come soldatini in un reggimento. E neanche inseguirai le oscillazioni di mercato di frese e punte, perché le aggiornerai in modo automatico. Questa è una risposta ad una esigenza specifica del settore e la trovi solo in un prodotto appositamente progettato.

Infine, non trascurare il volto umano del software. Dietro un grande gestionale ci sono sempre grandi professionisti, che per anni hanno preso in carico le esigenze di aziende come la tua, trovando soluzioni. Perché non dovresti approfittarne?

2. Quali altri elementi devo valutare?

Hai già la tua shortlist di software specializzati, e ora si entra nel vivo. Ecco una check list da spuntare.

a) La completezza delle funzioni, oggi e domani.

Gestisci la vendita al banco? Hai un magazzino automatico?  Utilizzi l’inventario a rotazione? E ancora: vendi e fatturi alla PA? Hai agenti sul territorio?

Dato che il software gestirà tutto in azienda, disegna una mappa ordinata delle funzionalità che ti servono oggi, ragionando dal generale al particolare.

Ora che hai guardato il dito, osserva luna. Se il software è flessibile, potrà integrarsi con moduli o sistemi esterni che oggi non ti servono, e che, giustamente, non vuoi pagare da subito. In termini tecnici, questa caratteristica è definita “scalabilità”.

Esempio: Gemaut si collega a crm, applicazioni commerciali, piattaforme di e-commerce e moduli di analisi avanzata dei dati. Ma non ti vendiamo necessariamente tutto insieme.

b) conoscenza del mercato

Non si riflette solo nel codice del software, ma anche nelle capacità consulenziali del fornitore, che magari si è già scornato con quel problema, magari no. Ma, in ogni caso, sa di cosa parli. Per intenderci, devi avere l’impressione di parlare con un collega, più che con un fornitore.

Prova, ad esempio, a parlare con noi.

c) adattabilità

Le attività che operano nello stesso settore hanno esigenze simili, non ci piove, ma esiste anche una certa variabilità interaziendale. Chi vuole visualizzare dati e informazioni in un modo particolare, chi ha adottato un magazzino verticale con il quale Gemaut deve interfacciarsi, chi, nottetempo, disegna un nuovo campo per le fatture o ha la necessità di tracciare il prodotto per gestirne la garanzia.

Ne vediamo ogni giorno, e ogni giorno ci impegniamo per accontentare i clienti. Da un tessuto di qualità, le personalizzazioni creano un vestitino su misura. Questi Chanel sono possibili perché Gemaut è stato sviluppato internamente, cioè da noi.

I gestionali devono quindi avere sempre un margine, anche abbastanza ampio, di adattabilità. Altrimenti, basterebbe scaricarli gratis dal web.

d) semplicità

La fatica di imparare un nuovo programma viene ricompensata dall’efficientamento generale e dal risparmio di tempo. Questo, però, viene compreso solo dopo.

Ecco perché è importante che la formazione non richieda tempi troppo lunghi e che le persone siano messe nelle condizioni di operare in autonomia il più presto possibile. “Smanettare” da subito aumenta l’autostima e favorisce l’apprendimento, e per poterlo fare, il programma deve essere intuitivo e adatto a tutti. Se ti stai chiedendo come ce la caviamo, sappi che l’istruzione iniziale di Gemaut si completa in quattro giorni lavorativi.

Valuta anche l’interfaccia, cioè l’aspetto delle schermate: qualcuno potrebbe gradirla a icone, altri preferiscono i tasti funzione. In magazzino, ad esempio, non è agevole usare il mouse se si indossano i guanti.

Il nostro Gemaut ne ha per tutti i gusti.

3. E’ un semplice strumento organizzativo o può darti di più?

Un ERP, si sa, non è il riflesso digitale delle operazioni che facevi con carta e calamaio, e neanche si limita ad automatizzare procedure manuali. Il suo primo obiettivo è l’integrazione tra persone, processi e tecnologie. Attenzione. Non si tratta di un concetto astratto, perché i benefici stravolgono alle fondamenta le imprese anche in modi impensati.

Facciamo un esempio. Sei un’azienda che compra e rivende centinaia di migliaia di utensili, e servi contemporaneamente clienti privati, professionisti e imprese. Come se non bastasse, partecipi a qualche gara della PA. La complessità è il tuo pane quotidiano.

Cerca un software con queste caratteristiche minime:

• Una classificazione dei prodotti già pronta e univoca, che li organizzi in categorie logiche e gerarchiche,  con codici, descrizioni, immagini e specifiche tecniche normalizzate.  In questo modo, di ciascuna vite l’amministrazione saprà tracciare con certezza i costi, l’ufficio acquisti trovare un fornitore più conveniente, il commerciale controllare i ricarichi, il magazzino registrare l’uscita, e via via, fino all’ultimo reparto aziendale che si occupi a qualsiasi titolo di quella vite. Ogni utente avrà accesso allo stesso dato, e alla garanzia della sua integrità e correttezza.
• Dato che ti rivolgi a differenti tipologie di clienti, hai bisogno di gestire i rispettivi documenti commerciali, contabili e fiscali, come scontrini, fatture, DDT, preventivi e ordini, ma anche i mille adempimenti che le gare con la PA richiedono. In una parola, ti serve un software versatile.
• Vuoi dare alle strategie commerciali fondamenta solide come il calcestruzzo dell’Impero Romano, e il gestionale deve accontentarti con analisi e visualizzazioni grafiche (non perché sono colorate, ma perché sono utili), basate sui tuoi stessi dati, sempre aggiornati in tempo reale.
• Rotture di stock, anche no. Il gestionale dovrebbe prevedere la pianificazione automatica degli ordini ai fornitori sulla base delle vendite e delle scorte di magazzino. Ti ricordo che hai miriadi di prodotti…
• Sbagliare lo sconto accordato ad un cliente non aiuta a migliorare la tua immagine. Ti servono listini specifici per ciascuno di essi, e già che ci sei, proposte d’ordine automatiche utili a non perdere opportunità.
• A cosa ti serve un software se devi assumere una squadra di calcetto per il back office? Gli ordinativi degli agenti devono essere integrati nel flusso gestionale. Va da sé.

La lista è certamente più lunga, ma il concetto è: qualsiasi gestionale degno di questo nome assolve a compiti tipicamente gestionali, ma tu vola più alto.

Cerca un prodotto specializzato, con una vocazione commerciale e pensato per abilitare la crescita aziendale, il contenimento dei costi, e l’ottimizzazione del lavoro umano (dato che sei qui, significa che l’hai già trovato).

 

4. Chi c’è dietro alla soluzione che ti viene proposta?

Qualsiasi sia il problema o l’esigenza, fare a meno del gestionale non è un’opzione (salvo mettere in ferie tutta l’azienda quel giorno).

L’assistenza è vitale quasi come il software stesso quindi, per prima cosa, non sottovalutarla, riducendo il servizio ad una postilla del contratto.

Nella fase di corteggiamento, molti tuoi interlocutori potrebbero essere in realtà rivenditori, che alla prima urgenza ti rimbalzeranno alla software house di riferimento. Non diventare la loro pallina da ping pong: definisci e contrattualizza prima le condizioni dell’assistenza: orari, tempi certi di risposta, procedure in caso di necessità fuori orario o nei giorni festivi.

Dato che siamo sviluppatori, curiamo personalmente l’assistenza per circa 300 clienti, e nessuno di essi ha mai dovuto “parlare” con dischi preregistrati. Mai avuti.

 

5. Quali garanzie ti dà la piattaforma?

Piattafórma s. f  – Superficie di terreno più o meno ampia, naturalmente piana o spianata artificialmente, posta allo stesso livello oppure sopraelevata rispetto alle zone circostanti.

Se pensi all’edilizia, sei solo leggermente fuori strada, perché la piattaforma di un software è il suo substrato più profondo, ciò che forma, insieme all’hardware, il cosiddetto sistema operativo.

Ne sai quanto prima?

Non se ti dico che essa è responsabile del raccordo tra le risorse dell’hardware (es mouse, tastiera, video) e i comandi impartiti dai programmi applicativi, come Excel (nel caso di Windows). Essendo il cuore del software, e comunicando direttamente con l’hardware, deve essere ad esso perfettamente integrata e compatibile.

Ecco perché lavorare da un Mac su programmi Windows fa venire il mal di testa, ed ecco perché abbiamo scelto di sviluppare Gemaut appositamente per la piattaforma IBM Power i, probabilmente la più innovativa e al tempo stesso longeva a livello globale.  Progettata per i carichi di lavoro gestionali delle PMI, è anche conveniente, solida e sicura. Praticamente, una macchina da guerra.

La solidità è importante, ma dato che gli attacchi informatici sono più frequenti dei terremoti, e alle volte non meno devastanti, non trascurare l’aspetto della sicurezza: Power i è dotato di una particolare architettura – chiamata ad oggetti – che la rende impenetrabile ai i virus mascherati da file.

Ed ecco un’altra immagine che puoi associare alla piattaforma di un software: pensa ad essa come al DNA di un essere vivente. In entrambi i casi il codice – genetico o di programmazione – determina la robustezza e la resistenza alle malattie cui l’organismo/sistema sarà esposto.

Avrai capito che non è un fattore secondario, soprattutto se metti in relazione conseguenze/costi di un attacco informatico con la probabilità, abbastanza alta, che esso si verifichi.

PS – Non ci credi? Leggi i risultati di questo studio indipendente, condotto su 15 diverse piattaforme server in  1.100 aziende di 28 diversi settori.

Nove aziende su dieci hanno affermato che la piattaforma IBM Power Systems si è dimostrata fino a 30 volte più affidabile e fino a 36 volte più conveniente ed economica dell’ultima in classifica, registrando il 99,999% di Uptime (percentuale del tempo in cui il sistema è attivo e pienamente operativo)

Fonte: Information Technology Intelligence Consulting Corp. (ITIC)

 

6. Hai calcolato correttamente l’entità tuo investimento?

Le dolenti note, certo, ma nota bene: non stai affrontando un costo, ma un investimento che, in quanto tale, avrà un ritorno.

Vediamo come stimarlo:

Il Costo Totale di Proprietà, o TCO (Total Cost of Ownership), è un metodo accreditato per calcolare tutti i costi del ciclo di vita di una tecnologia: acquisto, installazione, gestione, manutenzione e smaltimento. Solitamente espresso in termini di dollari/utente/anno, è anche un modo per rendere confrontabili le proposte economiche di più fornitori.

Armato di foglio di Excel alla mano, somma:

• l’investimento iniziale una tantum nella fase di implementazione per il primo anno;
• i costi diretti (come l’hardware, ad esempio i computer o le infrastrutture di rete, o il software, ad esempio le licenze);
• i costi indiretti: manutenzione, amministrazione, formazione, aggiornamenti, supporto tecnico e utenze.

Dividi il costo per il numero di licenze fai una proiezione per i tre anni successivi, rapportandola alla stima di crescita più probabile in termini di risorse umane (e quindi di numero di licenze).

Esiste anche un altro tipo di fruizione del software, che invece di essere acquistato, diventa un servizio al 100%: in questo caso pagherai un canone mensile modulabile e non avrai costi per le infrastrutture, la manutenzione e le licenze.

Le soluzioni in cloud sono simpatiche soprattutto perché semplificano calcoli. Ma ricorda che anche il diavolo lo è, e spesso si nasconde nei dettagli: stana i possibili costi nascosti del cloud, come quelli legati alla migrazione o alla necessità di dover potenziare la connettività.

Infine, al freddo calcolo dell’investimento, aggiungi il Fattore I come Intuizione, quell’indefinito sentire che ti fa propendere per un certo essere umano, rivestito in quel momento del ruolo di Fornitore, aldilà del fatto tecnico. Tu chiamalo, se vuoi, competenza, disponibilità, trasparenza o generosità. Sarà sempre quanto distinguerà una fornitura da una collaborazione.

PS Ma è davvero giunto il momento di sostituire il software gestionale?

Questo dubbio può assalirti anche quando hai già la penna in mano. Sai che procrastinare la firma prolungherà l’agonia del tuo sistema attuale, e anche la tua e quella dei collaboratori, ma la tentazione è forte. Magari qualche santo, o la fata Turchina, provvederà.

I segnali che l’ora è giunta sono di solito chiari:

• la tua azienda sta attraversando un processo di modernizzazione e il software non è più in grado di soddisfare tutte le nuove esigenze.
• hai difficoltà a relazionarti con il tuo fornitore, che spesso si dà alla macchia o risponde a fatica. Mentre tu galoppi, lui arranca.
• per gestire differenti processi aziendali, ricorri a differenti soluzioni e fornitori che non hanno di solito voglia di relazionarsi (molto grave, perché lo scopo di un software gestionale, e la sua migliore qualità, è proprio aggregare diverse fonti di dati).
• il software non riesce a restituire le informazioni corrette sui tuoi prodotti e servizi, con somma insoddisfazione dei clienti (non so se funziona rispondere che è colpa del “computer”. Non credo)
• alcuni dei tuoi processi sono ancora gestiti manualmente o con strumenti extra gestionali, tipo Excel.

E magari ti stupisci pure degli errori che vengono commessi.